Wat doe jij met data op oude bedrijfsapparatuur?

Elk jaar verdwijnen er computers, laptops en servers uit bedrijven. Vervangen door nieuwere modellen, teruggestuurd na een leasecontract, of gewoon de deur uit. Maar wat gebeurt er met de data die nog op die apparaten staat? Veel ondernemers denken er te laat aan, en dat kan duur uitpakken.

Meer op die harde schijf dan je denkt

Een apparaat “leegmaken” klinkt eenvoudig. Bestanden verwijderen, formatteren, of een fabrieksreset uitvoeren. Maar geen van deze methodes wist data echt. Met vrij beschikbare software is verwijderde informatie vaak gewoon terug te halen.

Op die oude laptop of uitgerangeerde server kunnen nog volop gevoelige bestanden staan: klantgegevens, offertes, facturen, inloggegevens, contracten of personeelsdossiers. Voor een aanvaller of een nieuwsgierige concurrent is dat goud waard.

De AVG maakt het geen keuze

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ben je als bedrijf verplicht om persoonsgegevens veilig te verwerken. Dat geldt ook voor het vernietigen ervan. Laat je dat na, en de data belandt via oude hardware bij de verkeerde persoon, dan ben jij aansprakelijk.

De gevolgen kunnen fors zijn:

• Boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens (tot 4% van de wereldwijde jaaromzet)
• Meldplicht bij een datalek
• Reputatieschade bij klanten en partners

Veel ondernemers realiseren zich dit pas als het te laat is. En dan is de schade al gedaan.

Wanneer speelt dit?

Dataverwijdering is relevanter dan je misschien denkt. Het gaat niet alleen om apparaten die de prullenbak in gaan. Denk ook aan:

• Leaseapparaten die worden teruggegeven aan de leverancier
• Hardware die intern van medewerker of afdeling wisselt
• Apparaten die worden doorverkocht of gedoneerd aan een goed doel
• Bedrijfsovernames, fusies of reorganisaties

In al deze situaties verandert de beheerder van het apparaat. En daarmee ook de verantwoordelijkheid voor de data die er nog op staat.

Wat doet professionele dataverwijdering anders?

Professionele dataverwijdering is geen formattering met een vinkje erbij. Het is een gecertificeerd proces dat aantoonbaar maakt dat data onherstelbaar is vernietigd. Concreet betekent dat:

• Overschrijven van opslagmedia met gecertificeerde wissoftware (meerdere rondes)
• Fysieke vernietiging van schijven wanneer overschrijven niet volstaat
• Een verklaring van vernietiging die je kunt overleggen bij een audit of inspectie
• Verantwoorde afvoer van de hardware na het proces

Dat laatste verklaringsdocument is in de praktijk cruciaal. Het is het bewijs dat je als organisatie je verantwoordelijkheid hebt genomen. Zonder dat document sta je bij een controle met lege handen. Bovendien geeft het jouw klanten en zakenpartners de zekerheid dat jij zorgvuldig omgaat met hun gegevens — ook aan het einde van de levenscyclus van een apparaat.

Geen gedoe, wel zekerheid

CTC IT Solutions ontzorgt bedrijven volledig: van het ophalen van de apparatuur tot de afgifte van een verklaring van vernietiging. Het proces voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, zodat jij met een gerust hart verder kunt.

Of het nu gaat om een handvol laptops of een volledige servermigratie: professionele dataverwijdering is de enige manier om zeker te weten dat gevoelige bedrijfsinformatie niet op straat belandt. En om dat ook te kunnen bewijzen als het er ooit op aankomt.

Wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Neem dan een kijkje op de website van CTC IT Solutions en ontdek hoe zij bedrijven helpen met veilig en verantwoord IT-beheer.