Als je vanuit huis onderneemt, maak je kosten. Denk aan software, internet, laptop, website, marketing, verzekeringen en misschien een werkruimte. Veel starters vragen zich af welke kosten ze mogen aftrekken. Wil je eerst het brede startpunt lezen, bekijk dan eigen bedrijf aan huis. In dit artikel lees je hoe je verstandig omgaat met kosten aftrekken bij een bedrijf aan huis.
Wat betekent kosten aftrekken?
Kosten aftrekken betekent dat je zakelijke kosten van je omzet haalt om je winst te berekenen. Je betaalt belasting over je winst, niet over je totale omzet. Hoe lager je winst door echte zakelijke kosten, hoe lager je belastbare winst kan zijn.
Voorbeeld:
- Je omzet is €10.000.
- Je zakelijke kosten zijn €2.000.
- Je winst is €8.000.
Die kosten moeten wel zakelijk zijn. Je moet kunnen uitleggen waarom je ze voor je bedrijf hebt gemaakt en je moet bewijs bewaren.
De basisregel: zakelijk belang
De belangrijkste vraag is: maak je de kosten voor je onderneming? Als het antwoord ja is, kunnen kosten mogelijk zakelijk zijn. Als de kosten vooral privé zijn, zijn ze meestal niet aftrekbaar.
Voorbeelden van zakelijke kosten:
- domeinnaam;
- hosting;
- boekhoudsoftware;
- zakelijke telefoon;
- zakelijke laptop;
- marketing;
- advertenties;
- verzekering;
- zakelijke cursussen;
- kantoorartikelen;
- betaalprovider;
- verzendmateriaal.
Lees ook belasting bedrijf aan huis voor de bredere fiscale basis.
Bewijs is belangrijk
Je moet zakelijke kosten kunnen aantonen. Bewaar daarom facturen en bonnetjes. Een bankafschrijving alleen is niet altijd genoeg, omdat daarop niet altijd staat wat je hebt gekocht en waarvoor.
Bewaar:
- facturen;
- kassabonnen;
- betaalbewijzen;
- contracten;
- abonnementsoverzichten;
- e-mails met orderbevestiging;
- btw-specificaties.
Lees boekhouding bedrijf aan huis als je een goede structuur wilt maken.
Gemengde kosten
Sommige kosten zijn deels privé en deels zakelijk. Denk aan internet, telefoon, laptop, auto of energie. Dan mag je meestal niet zomaar alles zakelijk boeken. Je moet een redelijke verdeling maken.
Voorbeeld: gebruik je je telefoon 60% zakelijk en 40% privé? Dan kun je mogelijk het zakelijke deel opvoeren. Zorg wel dat je dit kunt onderbouwen.
Voor internet lees je verder bij zakelijke internetkosten thuiswerken.
Laptop en apparatuur
Een laptop, monitor, toetsenbord, printer, camera of microfoon kan zakelijk zijn als je die nodig hebt voor je bedrijf. Gebruik je de apparatuur ook privé, dan moet je mogelijk splitsen.
Voorbeelden:
- een tekstschrijver koopt een laptop;
- een coach koopt een webcam;
- een webdesigner koopt een monitor;
- een fotograaf koopt een camera;
- een webshop koopt een labelprinter.
Let op dat duurdere investeringen soms anders worden verwerkt dan kleine kosten. Daarvoor kan een boekhouder handig zijn.
Software en online tools
Software is vaak duidelijk zakelijk als je die gebruikt voor je bedrijf. Denk aan boekhoudsoftware, planningtools, ontwerpsoftware, videobelsoftware, e-mailmarketing, SEO-tools of cloudopslag.
Voor een online bedrijf vanuit huis zijn softwarekosten vaak een belangrijk onderdeel van de administratie.
Controleer wel of je een factuur op bedrijfsnaam hebt en of btw goed vermeld staat.
Website en marketing
Kosten voor je website en marketing zijn vaak zakelijk. Denk aan:
- domeinnaam;
- hosting;
- webdesign;
- logo;
- fotografie;
- advertenties;
- visitekaartjes;
- e-mailsoftware;
- SEO-teksten;
- socialmedia-tools.
Deze kosten helpen je om klanten te bereiken. Lees ook klanten vinden bedrijf aan huis als je marketing slimmer wilt inzetten.
Opleidingen en cursussen
Een cursus kan zakelijk zijn als deze direct verband houdt met je bedrijf. Bijvoorbeeld een boekhoudcursus voor een administratief ondersteuner, een SEO-cursus voor een tekstschrijver of een coachopleiding voor een coach.
Een algemene hobbycursus is minder snel zakelijk. Vraag jezelf af: helpt deze opleiding direct bij mijn bedrijfsactiviteiten of omzet?
Werkruimte thuis
Kosten voor je werkruimte thuis zijn een veelbesproken onderwerp. Veel ondernemers denken dat ze automatisch een deel van huur, hypotheek, energie of inrichting kunnen aftrekken. Dat is niet zo eenvoudig.
Voor een werkruimte in huis gelden specifieke voorwaarden. Lees daarom kantoor aan huis aftrekbaar voordat je woonkosten zakelijk opvoert.
Een bureau of bureaustoel die je zakelijk gebruikt, kan soms anders beoordeeld worden dan de ruimte zelf. Bewaar bewijs en vraag advies bij twijfel.
Huurwoning of koopwoning
Of je huurt of koopt, maakt uit voor de regels rond werkruimte. Bij een bedrijf aan huis in een huurwoning moet je ook rekening houden met je huurcontract. Bij een bedrijf aan huis in een koopwoning spelen hypotheek, VvE en woningregels mee.
Lees ook bedrijf aan huis hypotheek als je eigenaar bent.
Reiskosten
Ook als je bedrijf thuis is, kun je zakelijke reizen maken. Denk aan klantbezoek, netwerkbijeenkomsten, cursussen of leveranciers. Houd zakelijke kilometers bij en bewaar bewijs van afspraken.
Gebruik je auto privé en zakelijk, dan kunnen regels complexer zijn. Houd daarom een rittenregistratie bij als dat nodig is.
Kosten bij een webshop
Een webshop vanuit huis heeft andere kosten dan een dienstverlener. Denk aan:
- inkoop;
- voorraad;
- verpakkingsmateriaal;
- verzendlabels;
- retourkosten;
- betaalprovider;
- productfoto’s;
- webshopplatform;
- advertenties.
Zorg dat je voorraad en retouren goed verwerkt in je administratie.
Kosten bij een dienstenbedrijf
Bij een dienstenbedrijf vanuit huis zijn kosten vaak eenvoudiger. Denk aan laptop, software, website, telefoon, opleiding en marketing. Je hebt meestal geen voorraad, maar wel veel tijdsinvestering.
Verzekeringen
Zakelijke verzekeringen kunnen aftrekbare kosten zijn als ze voor je onderneming zijn afgesloten. Denk aan bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid of rechtsbijstand.
Lees verzekering bedrijf aan huis als je wilt weten welke verzekeringen relevant kunnen zijn.
Wat moet je niet zomaar aftrekken?
Wees voorzichtig met:
- volledige huur of hypotheek;
- privéboodschappen;
- kleding die ook privé gedragen wordt;
- gewone koffie thuis;
- volledige internetrekening zonder onderbouwing;
- inrichting van privéruimtes;
- vakanties met klein zakelijk element;
- kosten zonder factuur.
Als iets discutabel voelt, vraag advies.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn laptop aftrekken?
Als je de laptop zakelijk gebruikt, kan dat vaak. Bij privégebruik moet je mogelijk splitsen.
Mag ik mijn internet aftrekken?
Alleen het zakelijke deel, als je dit redelijk kunt onderbouwen.
Mag ik huur of hypotheek aftrekken?
Niet automatisch. Voor werkruimte thuis gelden specifieke voorwaarden.
Moet ik bonnetjes bewaren?
Ja. Bewijs is belangrijk om zakelijke kosten te onderbouwen.
Zijn opleidingen aftrekbaar?
Als ze direct verband houden met je bedrijf, kunnen ze mogelijk zakelijk zijn.
Conclusie
Kosten aftrekken bij een bedrijf aan huis kan, maar alleen als de kosten zakelijk zijn en goed onderbouwd worden. Wees extra voorzichtig met woonkosten en gemengde kosten. Bewaar bewijs, splits privé en zakelijk en vraag advies bij twijfel.
