Als je vanuit huis werkt, gebruik je internet waarschijnlijk dagelijks voor je bedrijf. Je stuurt e-mails, beheert je website, doet videogesprekken, gebruikt boekhoudsoftware en zoekt klanten online. Maar mag je internetkosten zakelijk aftrekken? Wil je eerst het brede overzicht lezen, bekijk dan eigen bedrijf aan huis. In dit artikel lees je hoe je verstandig omgaat met zakelijke internetkosten bij thuiswerken.
Internet is vaak gemengd gebruik
Internet thuis gebruik je meestal privé én zakelijk. Je kijkt privé series, gebruikt sociale media, doet online bankzaken en werkt voor je bedrijf. Daarom is het meestal geen volledig zakelijke kostenpost.
Als kosten gemengd zijn, moet je een redelijke verdeling maken. Je kunt bijvoorbeeld een percentage zakelijk gebruiken, maar dat percentage moet verdedigbaar zijn. Zomaar 100% aftrekken is meestal niet verstandig als je hetzelfde internet ook privé gebruikt.
Lees ook kosten aftrekken bedrijf aan huis voor de basis van gemengde kosten.
Wanneer zijn internetkosten zakelijk?
Internetkosten zijn zakelijk voor zover je internet gebruikt voor je onderneming. Denk aan:
- klantmails;
- videogesprekken;
- websitebeheer;
- webshopbeheer;
- boekhouding;
- online marketing;
- cloudopslag;
- onderzoek;
- socialmedia-beheer;
- online cursussen voor je bedrijf;
- digitale levering van diensten.
Een online bedrijf vanuit huis gebruikt internet vaak intensiever dan een bedrijf dat vooral offline werkt.
Hoe bepaal je het zakelijke deel?
Er is niet één simpele formule die voor iedereen geldt. Je moet een redelijke inschatting maken. Dat kan op basis van tijd, gebruik of noodzaak.
Voorbeelden:
- Je gebruikt internet overdag vooral zakelijk en ’s avonds privé.
- Je hebt een apart zakelijk abonnement.
- Je werkt 30 uur per week online voor klanten.
- Je gezin gebruikt hetzelfde internet veel privé.
- Je hebt sneller internet genomen vanwege je bedrijf.
Maak je berekening logisch en bewaar die bij je administratie. Als je ooit vragen krijgt, kun je uitleggen hoe je aan je percentage komt.
Apart zakelijk internetabonnement
Een apart zakelijk internetabonnement kan duidelijkheid geven, maar is niet altijd nodig. Het is vooral handig als je een aparte bedrijfsruimte hebt of als je internet bijna volledig zakelijk gebruikt.
Voor veel thuisondernemers is één privéabonnement praktischer. Dan moet je wel een zakelijke verdeling maken.
Een apart abonnement kan handig zijn bij:
- aparte praktijkruimte;
- kantoor aan huis met eigen aansluiting;
- personeel of collega’s;
- hoge zakelijke internetbehoefte;
- strikte scheiding tussen privé en zakelijk.
Lees ook kantoor aan huis aftrekbaar als je een aparte werkruimte gebruikt.
Internet bij een webshop
Voor een webshop vanuit huis is internet essentieel. Je beheert producten, orders, klantenservice, betaalproviders, advertenties en verzending online.
Toch betekent dat niet automatisch dat je volledige internetrekening zakelijk is. Gebruik je hetzelfde internet ook privé, dan blijft splitsen belangrijk.
Bewaar facturen van:
- internetabonnement;
- webshopplatform;
- hosting;
- domeinnaam;
- betaalprovider;
- verzendsoftware;
- marketingtools.
Veel van deze online tools zijn duidelijker zakelijk dan het algemene internetabonnement.
Internet bij een dienstenbedrijf
Bij een dienstenbedrijf vanuit huis gebruik je internet voor klantcontact, documenten, planning, facturen en levering. Denk aan coaches, tekstschrijvers, designers, marketeers en virtual assistants.
Hoe meer je digitaal werkt, hoe sterker het zakelijke karakter van een deel van je internetgebruik. Maar ook hier geldt: privégebruik blijft privé.
Internet bij coaching of advies
Een coaching praktijk aan huis kan online sessies aanbieden. Dan is stabiel internet belangrijk. Je kunt mogelijk een zakelijk deel van internetkosten meenemen, vooral als je veel videocalls doet.
Gebruik je speciale software voor afspraken, betalingen of videobellen? Die kosten kunnen vaak makkelijker als zakelijk worden onderbouwd dan je volledige internetrekening.
Internet bij administratief werk
Een administratiekantoor vanuit huis werkt vaak met cloudsoftware, bankkoppelingen, klantportalen en beveiligde documenten. Internet is dan essentieel.
Let extra op beveiliging:
- sterk wachtwoord;
- tweestapsverificatie;
- veilige wifi;
- updates;
- back-ups;
- geen openbare netwerken voor klantgegevens.
De kosten voor beveiligingssoftware of zakelijke cloudopslag kunnen ook relevant zijn.
Telefoon en mobiel internet
Naast vast internet gebruik je misschien mobiel internet of een telefoonabonnement. Ook dat kan gemengd zijn. Gebruik je je telefoon privé én zakelijk, maak dan een redelijke verdeling.
Sommige ondernemers kiezen voor een aparte zakelijke telefoon of simkaart. Dat maakt administratie eenvoudiger en oogt professioneler.
Wifi en apparatuur
Soms koop je extra apparatuur voor beter internet, zoals een router, mesh-systeem, netwerkkabels of webcam. Als dit nodig is voor je bedrijf, kan het zakelijke karakter sterker zijn.
Voorbeelden:
- betere router voor online sessies;
- webcam voor klantcalls;
- microfoon voor webinars;
- netwerkkabel voor stabiele verbinding;
- back-up internet voor kritieke online diensten.
Bewaar facturen en noteer waarom je de aankoop deed.
Administratie van internetkosten
Leg je internetkosten goed vast. Bewaar facturen en noteer welk deel je zakelijk gebruikt. Doe dit niet pas aan het einde van het jaar, maar meteen.
In je administratie bewaar je:
- maandelijkse facturen;
- berekening zakelijk percentage;
- eventuele zakelijke abonnementen;
- betaalbewijzen;
- toelichting op gebruik;
- facturen van extra apparatuur.
Lees boekhouding bedrijf aan huis voor een praktische administratieaanpak.
Btw op internetkosten
Als je btw-plichtig bent, kan ook btw op zakelijke kosten relevant zijn. Bij gemengd gebruik moet je mogelijk alleen het zakelijke deel meenemen. Dit kan ingewikkelder zijn dan het lijkt, dus vraag advies als je twijfelt.
Lees belasting bedrijf aan huis als je de basis wilt begrijpen.
Veelgemaakte fouten
Veel starters maken deze fouten:
- 100% internet aftrekken zonder onderbouwing;
- geen facturen bewaren;
- privé en zakelijk niet splitsen;
- zakelijke software vergeten;
- telefoon volledig zakelijk boeken terwijl die privé wordt gebruikt;
- geen uitleg bewaren bij percentage;
- internetkosten verwarren met werkruimtekosten.
Een simpele, eerlijke berekening voorkomt veel problemen.
Internet en klanten vinden
Internet is niet alleen een kostenpost. Het is ook je belangrijkste kanaal om klanten te vinden. Je gebruikt het voor je website, SEO, social media, e-mail en advertenties.
Lees klanten vinden bedrijf aan huis als je internet effectiever wilt inzetten. Werk je lokaal, kijk dan ook naar Google Bedrijfsprofiel bedrijf aan huis.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn volledige internetrekening aftrekken?
Meestal niet als je internet ook privé gebruikt. Je moet een redelijk zakelijk deel bepalen.
Hoe bewijs ik zakelijk internetgebruik?
Bewaar facturen en noteer hoe je het zakelijke percentage hebt berekend.
Is een apart zakelijk abonnement verplicht?
Nee, maar het kan handig zijn als je duidelijke scheiding wilt.
Kan ik mijn telefoonabonnement aftrekken?
Alleen het zakelijke deel, als je het abonnement ook privé gebruikt.
Zijn hosting en domeinnaam aftrekbaar?
Als ze voor je bedrijf worden gebruikt, zijn ze meestal duidelijk zakelijker dan een algemeen internetabonnement.
Conclusie
Zakelijke internetkosten bij thuiswerken kunnen deels aftrekbaar zijn, maar meestal niet volledig. Maak een redelijke verdeling tussen privé en zakelijk, bewaar facturen en noteer je berekening. Zo blijft je administratie duidelijk en voorkom je discussie.
