|
Een goed werkend document management systeem is voor veel bedrijven anno 2023 niet meer weg te denken. Toch hoor ik je denken: ‘’een wat’’? Geen paniek, in dit blog lees je wat een document management systeem (DMS) precies inhoudt, hoe het werkt en wat jouw bedrijf er precies aan heeft. Wat is een document management systeem?Documenten worden overal en nergens opgeslagen. Op de harde schijf van je computer, op een USB-stick, in de mail of op papier in een archiefkast. Wanneer je documenten met collega’s of klanten wil delen moet je eerst op zoek naar het document. Waar had je deze ook alweer opgeslagen? Dit gaat op den duur zorgen voor chaos. Een DMS zorgt voor orde in de chaos en beheert je documentenstroom op een efficiënte manier. Hoe werkt de software precies?DMS, ook wel documentbeheer, is software waarbij verschillende processen een stuk efficiënter verlopen. Documenten worden op een centrale plek opgeslagen waardoor iedereen die toegang moet krijgen, toegang krijgt en de documenten makkelijk vindbaar zijn. Het is zelfs mogelijk om de documenten een digitale route te laten afleggen zodat ze automatisch naar de juiste afdeling worden gestuurd. Wat zijn de voordelen voor jouw bedrijf?Maar wat heb jij er precies aan? Hier lees je de vier belangrijkste voordelen voor jouw bedrijf:
Voordat ieder bedrijf digitaal ging werken, werd alles natuurlijk op papier gedaan. In de loop der jaren leverde dat een enorme hoeveelheid aan papier op. Archiefkasten waren stampvol en voor nieuwe dossiers en rapporten was nauwelijks plek. Alle bestaande fysieke documenten worden met DMS gescand, gedigitaliseerd en gearchiveerd in een oneindige ‘’kast’’. Nieuwe documenten sla je uiteraard ook zonder moeite in het systeem op. Scheelt toch weer kosten.
Het is met behulp van DMS mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd in één document te werken. Je hoeft niet meer op je collega’s te wachten die nog bezig zijn en je hebt altijd de meeste recente versie voor je neus. Bovendien zie je in één oogopslag wie voor het laatst aan het document heeft gewerkt en wat deze persoon heeft gedaan. Wanneer nodig heb je ook de mogelijkheid om terug te gaan naar oudere versies of fouten simpel te herstellen.
Met DMS is het niet meer nodig om documenten op jouw computer op te slaan en te mailen of op een USB’tje te zetten en naar je collega te brengen. Je geeft met zogeheten autorisatieregels aan wie de documenten mag inzien en wie de documenten mag bewerken. Een goed werkend DMS zorgt dus voor een sterk verbeterde manier van werken! Als je de stap nog niet hebt gezet is het, na het lezen van dit blog, toch hoog tijd?
|
